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FAQ zur Gefährdungsbeurteilung Online

Häufig gestellte Fragen (FAQ) und Antworten zur Gefährdungsbeurteilung online

Das Internet bietet bekanntermaßen viele Vorteile, birgt aber auch Risiken:

  • Die Inhalte sind stets aktuell
    Neue Erkenntnisse und Änderungen der Vorschriften können, konkret auf die einzelnen Elemente bezogen, zur Verfügung gestellt werden.
  • Die Gefährdungsbeurteilung kann überall durchgeführt werden
    Einzige Zugangsvoraussetzung sind ein Internetzugang und die Zugangsdaten.
  • Der Unternehmer kann die Gefährdungsbeurteilung jederzeit mit aktualisierten Inhalten fortschreiben
    Die Software zeigt Aktualisierungen bei jeder Frage an und weist dadurch punktgenau auf den Fortschreibungsbedarf hin, wenn dieser nicht aus dem eigenen Unternehmen kommt.
  • Die Firmendaten liegen auf einem Server
    Die Daten werden nicht bei der BGHW gespeichert, sondern bei einem Provider, der selbstverständlich vertraglich verpflichtet ist, die Daten vertraulich zu behandeln. Eine Datenschutzerklärung können Sie für Ihre Unterlagen hier downloaden. Trotzdem muss sich ein Unternehmen darüber klar werden, ob es die Daten auf dem Server ablegen will. Erscheint das Risiko zu hoch, bietet die Software die Möglichkeit, die Gefährdungsbeurteilung lediglich vorzubereiten und die eigentliche Beurteilung mit Ihren sensiblen Daten nur auf Basis der heruntergeladenen Checklisten durchzuführen.
  • Die BGHW »überwacht« Ihre Gefährdungsbeurteilung nicht
    Die BGHW hat ohne Kenntnis des Nutzernamens und des Kennwortes keinen Zugang zu den Daten. Es wäre auch kontraproduktiv, wenn das Angebot zur Überwachung »missbraucht« würde.

 

Die Gefährdungsbeurteilung durchzuführen kostet natürlich Zeit – Ihre Arbeitszeit. Und gerade deshalb sollten Sie auch einen Nutzen aus diesem Aufwand ziehen.

Diesen Nutzen sieht die BGHW vor allem darin, dass Sie Ihr Unternehmen auf mögliche Schwachstellen durchforsten, die im Ernstfall neben dem Leid eines verletzten Mitarbeiters erhebliche Kosten und Unannehmlichkeiten für Sie bedeuten.

Führen Sie daher die Gefährdungsbeurteilung gründlich durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse aussagekräftig. Nur so nutzt Sie Ihnen bei der späteren Fortschreibung und bei der Analyse.

Einen ganz wesentlichen Teil der Zeit, die eine Gefährdungsbeurteilung benötigt, hat Ihnen die BGHW durch die Zusammenstellung der Checklisten abgenommen. Denn die Checklisten sind nichts anderes als Gefährdungsbeurteilungen für einzelne Arbeitsmittel und -situationen, die aus der langjährigen Erfahrung der Aufsichtspersonen entstanden sind und für Sie in einfache Fragestellungen gekleidet wurden. Das eventuell notwendige Hintergrundwissen zur Beantwortung der Fragen erhalten Sie durch die Erläuterungen. Lassen Sie sich nicht vom Umfang der Erläuterungen abschrecken – Sie brauchen die Erläuterungen nur, wenn Sie eine Frage nicht mit Ihrem eigenen Wissen beantworten können. Dann aber ersparen die Erläuterungen Ihnen unter Umständen viel Zeit.

Den größten Teil der Zeit, die Sie für Ihre Gefährdungsbeurteilung benötigen, brauchen Sie allerdings nach unseren Erfahrungen nicht für den Umgang mit den Checklisten. Die Gespräche mit Ihren Mitarbeitern über die optimalen Betriebsabläufe, die sich in aller Regel ergeben, sind zeitintensiv, liefern aber die wichtigsten Impulse.

Zugegeben, die Gefährdungsbeurteilung ist nach dem Willen des Gesetzgebers »Chefsache«, das heißt aber nicht, dass Sie die Beurteilung vom Schreibtisch aus erledigen sollten. Schließlich besteht Ihre wesentliche Aufgabe als Unternehmer darin, die anfallenden Aufgaben an die jeweiligen Fachkräfte in Ihrem Unternehmen zu delegieren. Wenn Sie nun an die Fachkraft für Arbeitssicherheit denken, liegen Sie schon richtig – die wirklichen Fachleute sind jedoch Ihre Mitarbeiter, die sehr häufig wissen, wo es »klemmt« und wie man es besser machen könnte.

Unser Tipp: Suchen Sie die Diskussion mit Ihren Beschäftigten, um Ihr Unternehmen voran zu bringen. 

Haben Sie für einzelne Bereiche Ihres Unternehmens Führungskräfte eingesetzt?

In diesem Fall ist mit der Beauftragung (zum Beispiel dem Arbeitsvertrag) auch die Pflicht zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung auf die Führungskraft übergegangen.

Vergessen Sie jedoch nicht Ihre Organisationsverantwortung – die Kontrolle, ob die Führungskraft die Gefährdungsbeurteilung auch durchführt, verbleibt bei Ihnen als Unternehmer. 

Über die Benutzerverwaltung können Sie auf allen Ebenen Ihre Führungskräfte selbst als Nutzer anlegen. So können diese die Gefährdungsbeurteilung für ihren Aufgabenbereich selbst gestalten und aktuell halten.

Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten nicht auf einem Server ablegen, aber die Gefährdungsbeurteilung trotzdem anhand der Checklisten erarbeiten wollen, können Sie die Online-Gefährdungsbeurteilung auch dazu nutzen, einmalig Ihre betriebsspezifischen Checklisten zu erzeugen und anschließend alle Daten auf dem Server zu löschen.

Erzeugen Sie dazu, wie oben beschrieben, die gewünschten Checklisten, führen Sie aber die Beurteilung nicht am Bildschirm durch sondern erzeugen Sie direkt eine PDF-Datei mit den Listen.

Wenn Sie nun die gesamte abgebildete Firmenstruktur wieder löschen, verbleiben außer dem Account keine Daten auf dem Server. 

Die Generierung von Checklisten für Unternehmen, die keinen PC mit Internetzugang benutzen können, kann im Einzelfall die zuständige  Aufsichtsperson übernehmen.

Diese Variante der Nutzung bietet sich insbesondere dann an, wenn hinsichtlich der betrieblichen und technischen Einrichtungen und der Tätigkeiten kein allzu großer Aufwand bei der Beurteilung erforderlich ist und das Unternehmen eine noch überschaubare Größe hat. 

Zu einer Gefährdungsbeurteilung gehören selbstverständlich auch die Festlegung notwendiger Maßnahmen, ihre Durchführung und eine Wirksamkeitskontrolle – das ist in der Software bewusst nicht vorgesehen.

Ihr Unternehmen verfügt sicherlich über effektive Mittel und Methoden, Aufgaben und Termine zu verfolgen und ihre Wirksamkeit zu überprüfen – hier das Rad neu zu erfinden, wäre für die Gefährdungsbeurteilung nur hinderlich.

Die Software versendet jedoch die von Ihnen zur Bearbeitung festgelegten Fragestellungen per E-Mail an die für das Element verantwortliche Person, wenn deren E-Mail-Adresse unter der Rubrik »Verantwortlich« hinterlegt ist. Alle Informationen zur Fragestellung werden dabei in der E-Mail übertragen.

Terminverfolgung und Maßnahmenkontrolle können nun individuell nach den Gepflogenheiten Ihres Unternehmens durchgeführt werden. 

Da es keine Formvorschriften gibt, reicht prinzipiell die Erfassung in der Online-Gefährdungsbeurteilung als Dokumentation aus. Verweise auf andere Teile der Dokumentation sollten natürlich vorhanden sein.

Wichtig ist dabei, dass die Dokumentation im Betrieb bei Bedarf verfügbar ist. Dazu brauchen Sie einen internetfähigen PC.

Eine auf CD gespeicherte Kopie der heruntergeladenen PDF-Datei genügt auch, wenn sie im Bedarfsfall verfügbar ist. 

Sie sind als verantwortliche Person in der Anwendung eingetragen (siehe Unternehmer-Handbuch »Gefährdungsbeurteilung«, Kapitel »Beurteilung durchführen«). Dort ist Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt, damit Sie die Maßnahmen einleiten und verfolgen können, die sich bei der Gefährdungsbeurteilung ergeben haben.

Sie haben Ihr Passwort vergessen? Fordern Sie über den Link „Anmeldedaten vergessen“ auf der Anmeldeseite zur Gefährdungsbeurteilung Online (https://gefaehrdungsbeurteilung.bghw.de) ein neues an. Sie benötigen dazu Ihren Anmeldenamen. Das neue Passwort erhalten Sie per E-Mail an die in Ihrem Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse.

Wenn Sie auch den Anmeldenamen nicht mehr wissen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung – am einfachsten über uns unser Kontaktformular oder per E-Mail an gefaehrdungsbeurteilung@bghw.de.

Wenn Sie bei der Anmeldung fünfmal ein falsches Passwort eingeben, wird Ihr Zugang vom System gesperrt. Fordern Sie in diesem Fall über den Link „Anmeldedaten vergessen“ ein neues Passwort an.

Bekommen Sie auch bei der Anmeldung mit dem neuen Passwort den Hinweis, dass der Zugang gesperrt ist, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung - am einfachsten über unser Kontaktformular oder per
E-Mail an gefaehrdungsbeurteilung@bghw.de

 

Die Beurteilung der Arbeitsbedingungen erfolgt am besten direkt vor Ort im Gespräch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Arbeitsbedingungen und Einrichtungen aus dem täglichen Umgang kennen. Das direkte Beantworten der Fragen am PC ist daher oft nur die zweitbeste Lösung.

Die Gefährdungsbeurteilung online bietet daher auch eine App für Smartphones, mit deren Hilfe die Gefährdungsbeurteilung auch vor Ort online durchgeführt werden kann.

Die Zugänge zur Gefährdungsbeurteilung werden aus lizenzrechtlichen Gründen an BGHW-Mitgliedsbetriebe vergeben.

Wenn Sie als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit einen Mitgliedsbetrieb betreuen, können Sie selbstverständlich in dessen Auftrag den Zugang einrichten und die Gefährdungsbeurteilung zusammen mit dem Betrieb als Beratungsleistung durchführen.

Die Inhalte der Gefährdungsbeurteilung Online werden laufend durch die jeweiligen Fachexperten der BGHW überprüft und ggf. aktualisiert.

Durch neu erkannte Gefährdungen, Änderungen der rechtlichen Vorgaben, aber auch neue mögliche Maßnahmen zur Reduzierung einer Gefährdung ändern sich die Beurteilungsgrundlagen für einzelne Fragen.

Wird nun eine Frage durch den Experten aktualisiert, prüft die Software, ob diese Frage in der Gefährdungsbeurteilung Ihres Betriebes vorkommt. Wenn Ja, wird die bisherige Antwort wieder auf "unbeantwortet" gesetzt und ein entsprechender Hinweis in das Kommentarfeld eingefügt. Ihre bisher erfassten Kommentare werden nicht verändert.

Auf den ersten Blick bedeutet dieses Vorgehen für Sie vielleicht mehr Arbeit, weil Fragen erneut beantwortet werden müssen. Bei genauerer Betrachtung spart es Ihnen aber sehr viel Aufwand, da Sie in diesen Fällen nicht mehr nach Informationen zu möglichen Gefährdungen suchen müssen. Sie müssen auch nicht mehr einschätzen, ob und wo diese Informationen für Ihren Betrieb bedeutsam sind.

Über Ihre Gefährdungsbeurteilung hält Sie Ihre BGHW auf dem Laufenden -punktgenau und dann, wenn Sie es wissen müssen, nämlich im Rahmen Ihrer Gefährdungsbeurteilung.

Ältere Browser haben wegen der eingesetzten neuen Techniken Darstellungsprobleme.

Die Gefährdungsbeurteilung nutzt verschiedene Webtechniken, die von älteren Browsern nicht immer richtig unterstützt werden. Die BGHW ist zwar bemüht, die Nutzung auch mit diesen Browsern zu ermöglichen, aber dem sind Grenzen gesetzt. Am besten ist es daher, auf einen aktuellen Browser  upzudaten. Wegen der Risiken, denen Sie beim Surfen im Internet ausgesetzt sind, gilt dies als Grundregel ganz allgemein.

Um Missbrauch zu verhindern, ist die Dokumentation gesperrt.

Da prinzipiell jeder, der Ihre Mitgliedsnummer und Postleitzahl kennt, einen Account und damit in Ihrem Namen eine Gefährdungsbeurteilung anlegen kann, muss zur vollständigen Nutzung die Dokumentation separat aktiviert werden.

Parallel zu der Mail mit Ihren Anmeldedaten wird zu diesem Zweck ein Schreiben von der BGHW auf dem Postweg an die Geschäftsführung Ihres Unternehmens versandt. Dieses Schreiben enthält einen Freischaltcode, den Sie unter dem Menüpunkt "Administration" eingeben und so die Dokumentation freigeben müssen.

Bitte informieren Sie ggf. Ihre Geschäftsführung über das zu erwartende Schreiben, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.

Sie haben wahrscheinlich den dritten Schritt vor dem Ersten gemacht.

Erster Schritt beim Aufbau der Gefährdungsbeurteilung ist immer die Abbildung Ihrer Unternehmensstruktur mit Hilfe des Strukturaufbaus. Hier übernehmen Sie aus den Mustern auf der rechten Seite die zu beurteilenden Inhalte in Ihre eigenen Struktur links. Suchen Sie sich dazu aus den Mustern den gewünschten Musterbetrieb oder auch einzelne Einheiten oder Elemente und ziehen Sie sie mit der Maus auf den gewünschten Ort in Ihrer Struktur.

Ohne diese Inhalte bleiben natürlich die Dokumente, die Sie erzeugen können, im wesentlichen leer.

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