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Lohnnachweis wird digital

Änderungen für Unternehmen ab dem 1. Dezember 2016

Arbeitgeber erhalten ab Ende November wichtige Post von ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Das Schreiben enthält die Zugangsdaten für den neuen digitalen Lohnnachweis, mit dem die Arbeitgeber zukünftig die Entgelte, Arbeitsstunden und die Anzahl der Beschäftigten zur Unfallversicherung melden. Der Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung des Beitrags zur gesetzlichen Unfallversicherung. Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat.

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand der Lohndaten, die der Arbeitgeber meldet. Bislang geschah dies mit Hilfe eines Formulars auf Papier oder online über das Extranet des Unfallversicherungsträgers.  Der Vorteil der neuen Vorgehensweise: Der Arbeitgeber kann den Lohnnachweis nun direkt mit Hilfe seiner Software zur Entgeltabrechnung erstellen und verschicken. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.

Datenabgleich notwendig

Bevor der erste digitale Lohnnachweises ausgefüllt wird, ist zunächst ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten notwendig. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab 1. Dezember 2016 geschehen. Die entsprechenden Zugangsdaten werden Ihnen von der BGHW Ende November 2016 per Post zusammen mit dem jährlichen Lohnnachweisvordruck übersandt. Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden. Die Zugangsdaten umfassen neben der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers auch die Mitgliedsnummer des versicherten Unternehmens sowie eine PIN. Arbeitgeber, die bis  Anfang Januar kein solches Schreiben erhalten haben, wenden sich bitte an das Servicecenter der BGHW Tel. 0621 53399001 oder schreiben Sie an .

Falls kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase muss für die Meldejahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis dieser in den bisher bekannten Verfahren -  als Papierausdruck oder über das Extranet - abgegeben werden, um das neue UV-Meldeverfahren ausreichend erproben zu können. Während der Übergangszeit werden die Beiträge auf der Grundlage des bisherigen Verfahrens berechnet. Ab dem Beitragsjahr 2018 sollen Unternehmer die gezahlten Lohnsummen ausschließlich über den elektronischen Meldeweg übermitteln.