Die E-Rechnung – ein einheitlicher Standard
Ihr Unternehmen erbringt Dienstleistungen für die BGHW als öffentliche Verwaltung und es stehen Rechnungen dafür an? Dann müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungsplattformen einreichen. Die wichtigsten Informationen dazu haben wir an dieser Stelle für Sie zusammengefasst.
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wurde ein weiterer digitaler Standard für die öffentliche Verwaltung geschaffen. Die rechtliche Grundlage bildet die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Seit dem 27.11.2020 sind alle Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln.
Nur wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für die BGHW – als öffentliche Verwaltung – erbringt, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungsplattformen einreichen. Leistungen im Sinne des gesetzlichen Auftrages (nach SGB VII), welche für die Versorgung unserer Versicherten oder die Erbringung von Präventionsleistungen notwendig werden, sind von der elektronischen Rechnungserstellung nicht betroffen.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungs-Verordnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatisierte elektronische Verarbeitung der Rechnung. Für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen wurde das xml-basierte Format XRechnung als Standard in der jeweils gültigen Version definiert. Eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Dokumente sind beispielsweise keine elektronischen Rechnungen.
Wann besteht eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber umfasst alle fiskalischen Rechnungen im Rahmen der Beschaffung und Vergabe ab einem Auftragswert von mehr als 1.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer, mit denen Dienstleistungen oder sonstige Leistungen abgerechnet werden. Ausnahmen bilden Rechnungen, bei denen es sich um Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer handelt. Diese müssen nicht elektronisch eingereicht werden.
Wie wird eine elektronische Rechnung übermittelt?
Rechnungssteller müssen das zentrale Rechnungseingangsportal für die gesetzliche Unfallversicherung nutzen, um elektronische Rechnungen zu übermitteln. Für die Nutzung des Rechnungseingangsportals ist eine einmalige kostenfreie Registrierung unter Angabe der Umsatzsteuer-ID und Steuernummer erforderlich.
Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden.
Eine Ausnahme bildet die elektronische Rechnungseinreichung via Peppol, da Peppol-Rechnungen ohne vorherige Registrierung über das Portal an die UV-Träger übermittelt werden können.
Damit Ihre Rechnung sicher ankommt
geben Sie für die BGHW als Rechnungsempfänger folgende Daten an:
- die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID): 993-8009110600-59
- die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
- die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
- eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- falls vorhanden: eine Bestell- / Lieferantennummer oder andere kontierungsrelevante Daten wie z. B. Kostenstelle, Auftrag
- die zuständige Stelle/Ansprechperson innerhalb der BGHW
- ggf. rechnungsbegründende Unterlagen als Anhang (siehe unten)
Rechnungsbegründende Unterlagen
Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal. Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform (bspw. 10 MB bei E-Mail-Anhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Web-Erfassung). Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 10 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie der Dateityp „xml“ bei Verwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten und nicht passwortgeschützt sein.
Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
Technischer Support
Die BGHW hat keinen Zugriff auf das Rechnungseingangsportal.
Bei Fragen zum Rechnungseingangsportal und wenn beim Übersenden im Portal ein Fehler auftritt wenden Sie sich bitte direkt an den Support des Portalbetreibers TIE Kinetix (Kontaktdaten über den gelben Kontakt-Button auf dieser Seite).
Aktuelle Version und Versionsanpassungen
Wichtiger Hinweis
Ab dem 02.07.2024 sind eRechnungen mit der neuesten Programmversion 3.0.2 von XRechnung zu erstellen.
- eRechnungen, die mit der Version 2.3.1 erstellt werden, können von uns noch entgegengenommen werden.
- eRechnungen, die mit einer älteren Version übermittelt worden sind, können nicht mehr verarbeitet werden.
Informationen zur aktuellsten Version
Weitere Informationen finden Sie in den FAQ.
FAQ – häufig gestellte Fragen
Zweimal im Jahr erfolgt eine Versionsanhebung der Software.
Es handelt sich ausschließlich um eine technische Aktualisierung.
Diese neue Version wird von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSit) bereitgestellt.
Die vorherige Programmversion wird außer Kraft gesetzt. Sie wird ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Nutzung empfohlen.
Überprüfen Sie bitte, ob Sie die aktuellste Programmversion benutzen und passen Sie diese ggf. an.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber umfasst alle fiskalischen Rechnungen im Rahmen der Beschaffung und Vergabe ab einem Auftragswert von mehr als 1.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer, mit denen Dienstleistungen oder sonstige Leistungen abgerechnet werden.
Ausnahmen bilden Rechnungen, bei denen es sich um Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer handelt. Diese müssen nicht elektronisch eingereicht werden.
Ebenso ausgenommen sind Rechnungen, die inhaltlich dem Bereich "Rehabilitation und Leistung" zuzuordnen sind. Diese müssen zum Schutz der personenbezogenen Daten (Sozialgeheimnis) weiterhin über das bisherige Datenaustauschverfahren (DALE-UV) oder postalisch abgerechnet werden.
Die über das Rechnungseingangsportal der DGUV eingereichte eRechnung und der dort ersichtliche Rechnungsbetrag wird als verbindlich angesehen.
Rechnungen aus Direktaufträgen unter 1.000 Euro zzgl. Umsatzsteuer können natürlich ebenfalls in elektronischer Form eingereicht werden. Die Entscheidung obliegt den Rechnungsstellern.
Nein, dies genügt nicht. Eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Dokumente sind keine elektronischen Rechnungen.
Für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen wurde das xml-basierte Format XRechnung als Standard in der jeweils gültigen Version definiert. Rechnungen, die nicht dem gültigen Format bzw. der gültigen Version entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
Weitere Informationen über den zu verwendenden Standard XRechnung finden Sie an dieser Stelle.
Die Adressierung der elektronischen Rechnungen erfolgt über eine Leitweg-Identifikationsnummer (kurz: Leitweg-ID), welche eindeutig einem Rechnungsempfänger zugeordnet ist.
Für die BGHW wurde folgende Leitweg-ID vergeben: 993-8009110600-59
Die Angabe der Leitweg-ID ist bei jeder elektronischen Rechnung zwingend erforderlich.
Das Rechnungseingangsportal bietet verschiedene Möglichkeiten zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen:
- Weberfassung im Portal
Die Rechnungsdaten werden manuell vom Rechnungssteller in eine Eingabemaske des Portals übertragen. Die Weberfassung eignet sich insbesondere für Unternehmen, die keine Software zur Erstellung von elektronischen Rechnungen nutzen.
- Datei-Upload im Portal
Die Möglichkeit des manuellen Uploads einer elektronischen Rechnung im Portal setzt voraus, dass diese zuvor im Standard XRechnung erstellt wurde. Bitte achten Sie beim Erstellen der Rechnungen über ein Drittsystem auf die aktuelle Version von XRechnungen, da wir die Rechnungen sonst nicht verarbeiten können.
- Übertragung per E-Mail an uv-erechnung(at)tiekinetix.net
Die Möglichkeit zur Übertragung einer elektronischen Rechnung per E-Mail setzt voraus, dass diese zuvor im Standard XRechnung erstellt wurde. Nach der Registrierung im Portal kann der Rechnungssteller den E-Mail-Versand auswählen. Mit der Registrierung wird zudem die Versandadresse hinterlegt, da nur Nachrichten von zuvor erfassten Absendern berücksichtigt werden können.
- Übertragung per PEPPOL
Die Möglichkeit zur Übertragung einer elektronischen Rechnung per PEPPOL setzt voraus, dass diese zuvor im Standard XRechnung erstellt wurde. Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen über PEPPOL ist auf drei verschiedenen Wegen möglich:
1. Die Nutzung eines bestehenden PEPPOL-Service-Providers (kostenpflichtig)
2. Die Nutzung des Webservice via PEPPOL der Unfallversicherung (kostenlos)
3. Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL und der Aufbau eines eigenen PEPPOL Access Points.
Bei allen Übertragungskanälen ist eine vorherige Registrierung im Portal erforderlich!
Rechnungsbegründende Unterlagen können einer elektronischen Rechnung als Anhang (in XML-Datei eingebettet) beigefügt werden.
Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal. Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform (bspw. 10 MB bei E-Mail-Anhänge oder 11 MB bei Anhängen in der Web-Erfassung). Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie der Dateityp „xml“ bei Verwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten und nicht passwortgeschützt sein.
Fehler können an die Ihnen bekannten Ansprechpersonen gemeldet werden. Hier möchten wir auf die damit verbundenen Informationen hinweisen, die wir für einen Nachverfolgungsauftrag benötigen:
- Übertragungskanal
- Rechnungsnummer
- Name und Ort der Firma
- Einreichungsdatum
- Sowie einen Screenshot aus dem Rechnungsportal des Rechnungsstellers (wichtig!)
Die technische Übertragung der eRechnung vom Rechnungseingangsportal bis zur BGHW erfolgt über mehrere Schnittstellen. Bei einem Nachverfolgungsauftrag werden diese Schnittstellen in die Prüfung mit eingebunden.
Häufige Fehlerursachen:
- Nicht im Portal registriert (vor der Übermittlung einer E-Rechnung erforderlich)
- Falsches Rechnungsformat verwendet (zulässig: Format XRechnungin der jeweils gültigen Version)
- Falsches Dateiformat für rechnungsbegründende Anhänge verwendet (zulässig: png, pdf, jpg, jpeg, xlsx und csv)
- Übertragungskanal nicht ausgewählt (z.B. E-Mail-Versand muss zuvor ausgewählt und Versandadresse hinterlegt werden)
- Falsche E-Mail-Adresse verwendet (Übertragung per E-Mail an uv-erechnung(at)tiekinetix.net)
- Falsche Leitweg-ID verwendet (Leitweg-ID der BGHW: 993-8009110600-59)
Die BGHW hat keinen Zugriff auf das Rechnungseingangsportal. Bei Fragen zum Rechnungseingangsportal wenden Sie sich bitte direkt an den Support des Portalbetreibers TIE Kinetix (Geschäftszeiten: Montag bis Freitag, 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr):
- Support-E-Mail-Adresse: support(at)tiekinetix.de
- Support-Hotline: +49 (0) 89 541940101
- Kontaktaufnahme im Portal: Über das Hilfe-Symbol („Nachricht hinterlassen“)
