Einmal im Jahr müssen Unternehmen den Lohnnachweis an ihre Berufsgenossenschaft schicken.
Der ist wichtig, damit die Berufsgenossenschaft die Beiträge korrekt berechnen kann.
Bisher haben Betriebe die im Vorjahr gezahlten Löhne und Gehälter in ein Papier- oder Online-Formular eingetragen und an die Berufsgenossenschaft gesandt.
Das wird künftig einheitlicher, komfortabler und sicherer.
Am 1. Januar 2017 startet der digitale Lohnnachweis.
Zunächst bekommen die Betriebe im Herbst 2016 von ihrer Berufsgenossenschaft ein Schreiben mit ihren Zugangsdaten.
Darin stehen die Betriebsnummer der BG, die Mitgliedsnummer des Betriebs und eine fünfstellige PIN.
Diese Zugangsdaten müssen Unternehmerinnen und Unternehmer in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Ab 1. Dezember 2016 müssen sie die Daten über die Entgeltabrechnung jährlich mit der Stammdatendatei bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung abgleichen.
Mit der Bestätigung der Stammdaten erhalten die Unternehmen die aktuellen Gefahrtarifstellen.
Ziel ist, dass bei der Berufsgenossenschaft nur Meldungen mit korrekten Angaben zu Mitgliedsnummern und Gefahrtarifstellen ankommen.
Die Berufsgenossenschaft registriert nach der Anmeldung, welche Stelle des Betriebs die Daten übermittelt hat.
Von dieser erwartet sie auch den digitalen Lohnnachweis.
Ist die Entgeltabrechnung auf mehrere Stellen verteilt, muss jede einen eigenen Stammdatenabgleich ausführen.
Die Berufsgenossenschaft erhält zu jedem Stammdatenabruf aus einem Unternehmen einen Teillohnnachweis.
Anschließend fasst sie die Teillohnnachweise im Beitragsbescheid für das jeweilige Meldejahr zusammen.
Da die Stammdaten jedes Jahr neu abgeglichen werden, bleiben die registrierten Angaben stets aktuell.
Der digital Lohnnachweis wird zunächst getestet.
Dazu läuft das neue Verfahren für die Meldejahre 2016 und 2017 parallel zum alten.
Für diese beiden Jahre müssen Betriebe den Lohnnachweis also wie bisher mit dem Papier- oder Online-Formular und zusätzlich nach dem neuen digitalen Verfahren übermitteln.
Für 2016 bis zum 16. Februar 2017.
Für 2017 bis zum 16. Februar 2018.
Ab 2019, also erstmals für das Meldejahr 2018 ist der digitale Lohnnachweis alleinige Grundlage für die Beitragsberechnung.
Übrigens: Unternehmen, die kein Entgeltabrechnungsprogramm verwenden, können für den digitalen Lohnnachweis die ihnen bekannte Ausfüllhilfe nutzen.
Sie haben noch Fragen zum digitalen Lohnnachweis?
Ihre Berufsgenossenschaft hilft Ihnen gern weiter!